Die Wahl der richtigen Rechtsform – Teil 3 (GmbH)

Gründer stehen zu Beginn vor einer nicht einfachen Entscheidung: Welche Rechtsform wähle ich für mein Unternehmen? In Teil 1 hatte ich das Einzelunternehmen dargestellt, in Teil 2 Unternehmen, bei denen mehrere Personen beteiligt sind, sowie die Möglichkeit einer Handelsregistereintragung.

Teil 3 behandelt nun die GmbH – die Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Welche Vorteile hat nun eine GmbH?

Als ich selbst meine erste Firma gegründet habe, fiel meine Entscheidung auf ein Einzelunternehmen, und später zusammen mit einem Geschäftspartner auf eine GbR. Auf Anraten meines damaligen Steuerberaters habe ich mich für die günstigste Variante entschieden, um einen relativ hohen bürokratischen Aufwand zu vermeiden.

Später habe ich das Unternehmen dann in eine GmbH umgewandelt, und da fing der eigentliche Aufwand erst so richtig an. Die Frage am Anfang wäre besser gewesen: Willst Du ernsthaft ein Unternehmen führen, oder „nur mal so“ probieren? Ganz klar ist: Die GmbH von Anfang an hätte mehr Aufwand bedeutet, hätte aber rechtlich mehr Klarheit von Anfang an gebracht.

Aber was genau ist eine GmbH, wie kann man sich eine solche Gesellschaft vorstellen?

Wenn man eine GmbH gründet, dann ist das in etwa so, als würde man eine eigene „Person“ erschaffen. Man spricht bei einer GmbH daher auch von einer „juristischen Person“. Das bedeutet: Die GmbH ist eine eigene „Persönlichkeit“. Sie kann bestellen, etwas verkaufen, Werbung für sich machen und so weiter.

Natürlich macht die GmbH selbst nichts – das tun ihre Angestellten. Eine GmbH ohne Angestellte gibt es daher nicht. Der erste Angestellte einer GmbH ist dabei der wichtigste, denn er bringt den Laden ans Laufen: Der Geschäftsführer.

Im Gegensatz zum Einzelunternehmen kann eine GmbH im Besitz eines oder mehrerer Inhaber sein, die Firma aber von anderen Personen (dem oder die Geschäftsführer) geführt werden. Also beispielsweise könntest Du eine GmbH gründen, und Dein Partner könnte Geschäftsführer sein. Dann würde Dein Partner über alles entscheiden, was die GmbH so tut, obwohl sie Dir gehört. Die GmbH trennt als Besitz (die Gesellschafter) von Ausführenden (die Geschäftsführer).

Die einfachste und wohl häufigste Form einer GmbH ist jedoch die, bei der Inhaber und Geschäftsführer die gleiche Person sind. Du könntest also eine 1-Mann-GmbH oder 1-Frau-GmbH gründen, deren Besitzer und Geschäftsführer Du bist.

Aber auch wenn Dir die Firma gehört, und Du alles entscheiden kannst, so unterscheidet sich die GmbH doch deutlich von einem Einzelunternehmen, denn die GmbH ist wie oben erwähnt eine eigene „Rechtspersönlichkeit“. Zunächst aber müssen wir die GmbH erst einmal gründen.

Der Ablauf der Gründung:
Eine GmbH wird gegründet, in dem Du folgende Schritte unternimmst:

1. Du gehst zum Gewerbe-/Ordnungsamt und meldest den Gewerbebetrieb an.
   Zu dem Zeitpunkt handelt es sich um eine „GmbH in Gründung“ (GmbH i.G.).
2. Du eröffnest bei einer Bank ein Konto.
3. Du zahlst mindestens 50% des Stammkapitals (12.500 EUR) auf dieses Konto ein uns lässt Dir einen Kontoauszug darüber geben.
4. Du erstellst eine Eröffnungsbilanz (oder lässt diese von einem Steuerberater erstellen).
5. Dann lässt Du von einem Notar eine Satzung (Gesellschaftervertrag) erstellen (hierfür gibt es meist Vorlagen) und lässt die GmbH ins Handelsregister eintragen. Diesen Eintrag übernimmt auch der Notar. Der Notar wird von Dir die Eröffnungsbilanz und auch den Kontoauszug verlangen, als Nachweis dafür, dass das Stammkapital eingezahlt ist.
6. Sobald Du vom Handelsregistergericht den Bescheid über die Eintragung erhalten hast, ist die GmbH offiziell gegründet.
7. Alles Weitere kommt dann von alleine, denn das Ordnungsamt informiert z.B. die IHK, das Finanzamt, das statistische Landesamt und weitere Behörden, sofern erforderlich. Diese melden sich dann automatisch bei Dir.

Bevor die Eintragung erfolgt ist, ist die GmbH i.G. noch ein Einzelunternehmen. Erst mit der Eintragung ist sie eine eigenständige Rechtspersönlichkeit. Das bedeutet: Solang die GmbH in Gründung ist, bist Du als Inhaber zu 100% haftbar für das, was die GmbH macht. Danach ist die GmbH eine sogenannte „juristische Person“.

Welche Folgen / Auswirkungen hat die Eigenschaft „juristische Person“?

Nehmen wir an, Deine GmbH ist gerade mal ein paar Wochen angemeldet, Du bist Geschäftsführer und auch aktiv im Unternehmen tätig. Nun hast Du Deinen ersten Auftrag erhalten und führst den auch aus. Leider machst Du einen folgenschweren Fehler: Du machst in einer Beratung einen Fehler, durch die Deinem Kunden ein großer finanzieller Schaden entsteht, sagen wir 120.000 Euro. Der Kunde verklagt Dich auf Schadensersatz und Du musst den Schaden begleichen.

Als Einzelunternehmer müsstest Du nun dieses Geld aufbringen, denn Du bist unbegrenzt haftbar. Als GmbH musst Du auch für den Schaden aufkommen, aber hier ist die Haftung auf das Stammkapital beschränkt. Das bedeutet: Die GmbH muss maximal bis zum Aufbrauchen ihres Stammkapitals (25.000 Euro) bezahlen. Mehr Geld hat sie nicht, d.h. durch diese Forderung ist sie insolvent (zahlungsunfähig). Deine Pflicht als Geschäftsführer ist es nun, die Insolvenz beim zuständigen Gericht anzuzeigen. Danach kommt eventuell ein Insolvenzverfahren, aber letztlich bleibt es beim Verlust des Stammkapitals. Dein privates Vermögen ist davon nicht betroffen.

Denken wir ein wenig weiter. Nehmen wir an, Deine GmbH ist mittlerweile 10 Jahre alt. Du warst erfolgreich und hast Dir durch ein gutes Einkommen  ein nettes Privatvermögen zugelegt. Nun passiert der gleiche Fall. Auch dann kann der Kunde, der Dich verklagt, maximal auf das Vermögen der GmbH zurückgreifen. Vielleicht hat die GmbH auch etwas Geld angespart; dieses müsste sie dann für die Begleichung des Schadens aufwenden. Die Haftung bleibt aber begrenzt auf das Vermögen der GmbH. Dein privates Vermögen bleibt unangetastet.

Sorgfaltspflichten

Bei einer GmbH kann man sagen, dass der Geschäftsführer der „Verwalter“ der GmbH ist, während der oder die Gesellschafter die Besitzer sind. Aber die GmbH ist eine eigene Rechtspersönlichkeit. Theoretisch könnte ein Geschäftsführer bei einer Bank für die GmbH ein Darlehen aufnehmen, sich ein königliches Gehalt bezahlen und die Firma damit in den Ruin treiben. Für die Schulden würde er dann ja nicht mehr aufkommen, denn die GmbH ist ja Kreditnehmer… aber nur theoretisch. Der Gesetzgeber hat zum Schutz der Gläubiger der GmbH nämlich besondere Sorgfaltspflichten vorgesehen.

Die gesamten Pflichten hier aufzulisten, sprengt den Rahmen. Aber kurz zusammengefasst kann man sagen: Wenn das Geld alle ist, musst Du Insolvenz anmelden. Und auch wenn die Insolvenz droht, musst Du das anmelden. Die GmbH darf sich also nicht „überschulden“, also mehr Schulden machen, als sie Stammkapital hat. Denn dann bist Du als Geschäftsführer wiederum auch für diesen Schuldenbetrag haftbar. Nur wenn etwas unvorhergesehenes passiert, d.h. die GmbH zum Beispiel plötzlich hohe Schulden hat, und Du innerhalb von zwei Wochen Insolvenz angemeldet hast, ist ein Durchgriff auf Dein Privatvermögen nicht möglich.

Geld aus der GmbH entnehmen ist nicht erlaubt

Da die GmbH eigene Rechtspersönlichkeit ist, kannst Du nicht einfach über deren Geld verfügen. Die GmbH muss also ein eigenes Bankkonto haben. Wenn Du Geld von der GmbH haben willst, geht das über folgende Wege:

1. Du machst einen Anstellungsvertrag, d.h. die GmbH stellt Dich ein und Du erhältst Lohn oder Gehalt
2. Als Gesellschafter bekommst Du einen Anteil des Gewinns ausgezahlt (Tantiemen)
3. Du kannst von der GmbH einen Kredit bekommen oder ihr einen Kredit geben. Hier muss aber dann auch ein marktüblicher Zins bezahlt werden
4. Generell gilt: Es muss immer ein Vertrag existieren, der genau regelt, was den Geldfluss begründet. Die GmbH darf dabei Inhaber oder Geschäftsführer gegenüber einem neutralen Dritten nicht bevorzugen, z.B. ein super günstiges Darlehen gewähren, das sie einem Fremden nicht gewähren würde

Besteuerung – welche Steuern zahlt die GmbH?

Nehmen wir an, Deine GmbH erwirtschaftet Erträge (das sollte sie auch machen). Das bedeutet: Sie nimmt mehr Geld ein, als sie ausgibt. Davon zahlst Du Dir ein Gehalt. Der Rest der Erträge sind dann Gewinn und nehmen wir an, dieser Gewinn bleibt in der GmbH.

Beispiel:

• Die GmbH macht 80.000 Euro Ertrag.
• Dein Gehalt ist 60.000 Euro.
• 20.000 Euro bleiben also als Gewinn in der GmbH.

Welche Steuern musst Du darauf bezahlen?

Die GmbH erstellt für die Gehaltszahlungen eine Lohn- und Gehaltsabrechnung. 60.000 Euro jährlich sind 5.000 Euro monatlich, die normal versteuert werden. D.h. vom Gehalt wird die Steuer abgezogen, Du erhältst den Nettoverdienst und die Lohnsteuer wird direkt an das Finanzamt überwiesen.

Im Folgejahr wird eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt, in der die 20.000 Euro Gewinn ausgewiesen sind. Hiervon errechnet das Finanzamt die Körperschaftssteuer – das ist quasi die „Einkommenssteuer“ für die GmbH. Nehmen wir einen Steuersatz von 25% an: Dann müsste die GmbH 5.000 Euro Steuer an das Finanzamt bezahlen, der Rest bleibt in der GmbH.

Wichtig an der Stelle ist, dass Du Dir den Gewinn nicht einfach auszahlen kannst. Dafür müsste es einen Vertrag geben, dass Du -als Geschäftsführer- z.B. eine Gewinnbeteiligung als Prämie erhältst. Diese würde dann zusammen mit dem nächsten Gehalt ausgezahlt werden.

Für die Gesellschafter (also die Besitzer der GmbH) ist meist eine „Tantieme“ im Gesellschaftervertrag vorgesehen. D.h. ein Teil des Gewinns kann dann an die Gesellschafter ausgezahlt werden, muss aber auch von diesen versteuert werden. Bei einer Aktiengesellschaft wäre das die Dividende.

Vorteile der GmbH

Die GmbH hat neben der Haftungsbeschränkung auch weitere Vorteile:

• Der Name kann frei erfunden werden (mit gewissen Einschränkungen bezüglich Glaubhaftigkeit)
• Die GmbH kann verkauft werden
• Gesellschafter können hinzukommen oder wegfallen
• Die vertragliche Situation ist notariell geregelt und somit eindeutig
• Eine GmbH unterstellt man in Deutschland als Unternehmen eine gewisse „Ernsthaftigkeit“. Gerade Gründer haben mit Namen wie „Max Müller Internetdienstleistungen“ meist einen schweren Stand, weil das Vertrauen in eine Einzelperson nicht so groß ist, wie beispielsweise in eine GmbH

Kosten einer GmbH

• Gründung: Die GmbH wird im Handelsregister eingetragen, wofür ein Notar beauftragt werden muss.
• Buchhaltung: Ohne Steuerberater oder Buchhalter geht es nicht; die Kosten für die Buchhaltung und Bilanzierung hängen start vom Umsatz und der Anzahl der Belege ab. Hier kann ein Steuerberater vorab Auskunft geben
• Lohnbuchhaltung: Ja nach Anbieter kostet eine Lohnabrechnung pro Mitarbeiter und Monat zwischen 5 und 25 Euro. Da ein Geschäftsführer zwingend bestellt werden muss, muss auch die 1-Mann-GmbH eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen
• Bilanzierung: Die Bilanz einer GmbH erstellt ein Steuerberater; auch diese Kosten hängen vom Umsatz und der Bilanzsumme ab

Ansonsten sind die Kosten nicht höher oder niedriger wie bei einem Einzelunternehmen. D.h. insbesondere die laufenden Kosten entsprechen denen eines Unternehmens gleicher Größenordnung.

Fazit

Wer ernsthaft ein Unternehmen betreiben will, und sich auch gewissen Geschäftsrisiken ausgesetzt sieht, ist mit der GmbH gut beraten. Gleichzeitig entstehen aber auch bürokratische Hürden, und man kann nicht frei über das Geld der GmbH verfügen, wie man dies beim Einzelunternehmen machen kann. Dafür ist ein späterer Verkauf der Gesellschaft wesentlich einfacher, als dies bei einem Einzelunternehmen der Fall wäre, denn die Gesellschaft kann als Ganzes verkauft werden.

In meinem Fall (IT-Dienstleister) wäre eine Betriebshaftpflichtversicherung wesentlich teurer geworden, als die gesamten Kosten, die mit einer GmbH verbunden sind. Daher hat sich die Gründung der intellicon GmbH alleine schon deshalb gelohnt. Darüber hinaus liegt es spätestens bei Einstellung von Mitarbeitern  nicht mehr alleine in meiner Hand, was die Firma an Schaden anrichten könnte. Insofern ist die GmbH auch ein ausreichender Schutz davor, dass unbegrenzt auf Privatvermögen zurückgegriffen wird.

Für Unternehmensgründer, die alleine ein kleines Unternehmen starten und sich erst einmal ausprobieren wollen, reicht es anfangs völlig, ein Einzelunternehmen anzumelden. Eine solches Unternehmen ist, falls die Geschäftsidee nicht greift, auch schnell wieder aufgelöst. Sobald aber wirklich größere Beträge fließen, langfristige Verträge eingegangen werden, Mitarbeiter eingestellt werden oder sogar Immobilien angeschafft werden, rate ich persönlich zur Gründung einer GmbH (oder einer anderen Kapitalgesellschaft).

Auf jeden Fall ist anzuraten, mit einem Steuerberater darüber zu sprechen und die Finanz- und Steuersituation zu beleuchten, bevor man eine solche Entscheidung trifft.

Im vierten und letzten Teil zum Thema Wahl der Rechtsform gehe ich auf die selteneren Rechtsformen ein: Aktiengesellschaft und die Limited. Das ist wenigen Tagen…